Modèles d’invitation à une fête d’entreprise à l’occasion de Noël

Les fêtes d’entreprise à l’occasion de Noël n’ont pas toujours très bonne réputation. C’est pourquoi certains invités préfèrent tout simplement ne pas y participer. Pour que le plus grand nombre possible puisse répondre présent, l’invitation doit déjà susciter l’envie et la joie de participer à la fête.

« Petit papa Noël » … Cet événement routinier ne suscite que de l’ennui, et personne n’a plaisir à l’idée de se retrouver « dans la joie et la bonne humeur » à l’occasion des fêtes de fin d’année. Dans une invitation à une fête de Noël, il est donc conseillé d’éviter d’utiliser des phrases creuses et vides de sens, surtout si elles sont aussi ringardes que ce chant de Noël que l’on entend en boucle.

En effet, pendant les semaines qui précèdent Noël, les plannings sont serrés, tant sur le plan professionnel que privé. Dans cette période de stress, on essaye d’éviter ce que l’on n’aime pas et tout ce qui nous semble inutile. Mais votre objectif est, bien sûr, de faire adhérer à votre fête de Noël le plus grand nombre possible d’employés, de partenaires commerciaux ou de clients. Et le carton d’invitation y contribue dans une large mesure.

Sommaire

Invitation à une fête de Noël : choisir le bon timing

Il n’est pas si facile de trouver le bon timing : si vous attendez trop pour envoyer l’invitation, vous prenez le risque que de nombreuses personnes soient déjà prises ce jour-là en raison de calendrier chargé à l’approche de Noël. En revanche, si l’invitation est envoyée trop tôt, les invités ne se sentiront pas encore dans l’esprit de Noël. Au début de l’automne, par exemple, personne n’est encore d’humeur à parler de Noël, de sorte que l’effet « il me tarde tant que la fête arrive » risque d’être quelque peu limité.

Quoi faire alors ? La solution se trouve dans le « Save the Date », qui s’utilise déjà beaucoup, même si vous n’êtes pas obligé d’intituler votre message de cette façon. Vous pouvez également l’intituler « Annonce » ou « Avertissement », mais le principe est simple : communiquez tout d’abord la date par e-mail, puis envoyez plus tard l’invitation officielle avec toutes les informations nécessaires.

Le message préalable peut faire l’objet d’une conception particulière, ou bien rester sobre.

Le timing pourrait ressembler à ceci :

  • Pour les collaborateurs d’une entreprise de taille moyenne ou d’une grande entreprise, il est conseillé d’envoyer un mail « Save the date » environ dix semaines avant la fête. Dans beaucoup d’entreprises, l’événement a souvent lieu chaque année à une date bien définie (l’avant-dernier vendredi précédent la veille de Noël par exemple), de sorte qu’il est également possible d’intituler le message « N’oubliez pas » ! En cas de taux d’absentéisme élevé, il est conseillé d’éveiller la curiosité en faisant quelques allusions à la fête. L’invitation elle-même peut alors être envoyée deux semaines avant, voire même une semaine seulement avant la fête.

Le mail « Save the Date » doit être envoyé environ dix semaines avant la fête.

  • Si des invités externes sont conviés, il faut adapter le timing en conséquence. Pour les cadres et dirigeants qui ont un planning particulièrement chargé, il est conseillé d’envoyer un « Save the Date » en respectant un délai d’environ dix semaines, l’invitation elle-même devant leur parvenir trois voire deux semaines avant la fête. Pour les invités très importants, il est conseillé de fixer la date bien à l’avance.
  • Si la fête est limitée aux employés ou aux collègues d’une petite entreprise ou juste à un service, il n’est généralement pas nécessaire d’envoyer un « Save the Date » car la date est généralement fixée ensemble. Si tel n’est pas le cas, la question du bon timing dépend fortement de la culture de l’entreprise. Dans le cas d’une start-up à prédominance jeune, un message préalable envoyé cinq semaines avant la fête peut être suffisant ; dans le cas d’un département avec des représentants commerciaux, une planification à plus long terme peut s’avérer nécessaire. Quant à l’invitation en elle-même, tout dépend du type de fête prévu. Si un traiteur est engagé, il sera nécessaire de spécifier en temps utile le nombre exact de personnes. Si l’équipe se retrouve simplement dans une brasserie, le nombre de participants peut varier jusqu’au dernier moment.

Carton d’invitation à la fête de Noël : ce qu’il doit contenir

Qu’il s’agisse d’une carte postale un peu « olé olé » ou d’une lettre élégante : certaines choses méritent absolument d’être inscrites dans l’invitation à une fête de Noël – ne serait-ce que pour des raisons d’organisation :

  • Date exacte : en plus de la date exacte, il est également préférable de nommer le jour de la semaine, par exemple : vendredi 15 décembre 20XX. indiquez également l’heure, c’est-à- dire le début de l’événement et, si nécessaire, l’heure d’ouverture des portes.
  • Durée : chaque employé ou invité souhaitera savoir combien de temps dure la fête. Si, pour quelque raison que ce soit, il existe une heure de fin, il est préférable de l’indiquer. Ceux qui souhaitent seulement participer à la « partie obligatoire » doivent être en mesure d’estimer à partir de quand commence le programme « libre ». Pour cela, on peut utiliser des formulations comme « la soirée festive commencera à partir de 22 heures » ou « après le dessert, nous vous attendrons sur la piste de danse ».
  • Lieu de la manifestation : même s’il s’agit d’une brasserie bien connue, l’adresse exacte doit être indiquée. Prévoir également un plan pour les clients ne connaissant pas les lieux. Par ailleurs, il peut être bon de conseiller les transports en commun à prendre ou le stationnement disponible à proximité du site.
  • Qui peut venir ? la plupart des fêtes de Noël organisées par les entreprises sont réservées aux employés, mais parfois les conjoints ou d’autres personnes sont également invités. Afin d’éviter tout malentendu, il convient de préciser qui est invité exactement. Pour enlever toute ambiguïté, le mieux est de prévoir un coupon-réponse : « Oui, je viendrais avec xx personnes », ce qui suggère qu’il est possible de convier d’autres personnes, alors qu’un simple « Oui, je viendrais » signalera que l’invitation est destinée uniquement au destinataire. Mais il y a aussi d’autres solutions comme « la fête de Noël pour nos collaborateurs » ou « nous serions heureux de vous accueillir ainsi que votre conjoint ».
  • Code vestimentaire : parfois, le choix du lieu indique déjà le code vestimentaire à adopter. Si cela n’est pas évident au premier abord ou si un code vestimentaire est réellement requis, l’invitation doit le mentionner. Ceci peut être énoncé brièvement à la fin dans un P.S. ou incorporé dans le texte.
  • Demander une réponse : pour des questions d’organisation, vous devez bien sûr savoir combien de personnes seront réellement présentes. Précisez jusqu’à quelle date les personnes invitées doivent répondre pour accepter ou refuser l’invitation. Dans ce cas, le mieux est de prévoir un délai supplémentaire de deux jours avant la date limite afin de pouvoir contacter les retardataires. Pour cela, une option de réponse au format papier ou électronique facilitera le traitement.
  • Indiquer s’il y a des particularités : y a-t-il une navette pour se rendre sur place, ou peut-on commander un menu végétarien à l’avance ? Ces informations devront également figurer dans l’invitation.

Invitation au format papier ou électronique ?

Une entreprise comptant plusieurs centaines d’employés préfèrera probablement envoyer l’invitation par courriel, ne serait-ce que pour des raisons de coût. Cependant, si vous voulez témoigner envers vos employés toute votre estime ou vous réunir en petit comité, nous vous conseillons d’utiliser des invitations imprimées. Celles-ci peuvent être distribuées aux employés en interne.

Les invités externes doivent toujours recevoir une carte ou une lettre imprimée. L’invitation est envoyée par courrier à la société de la personne invitée ou à son domicile.

La participation à la fête de Noël est-elle obligatoire ?

Le droit du travail stipule que personne ne doit être obligé de participer à une fête d’entreprise à l’occasion de Noël. Pour inciter les employés ou les collègues, qui généralement préfèrent éviter de telles festivités, à participer à cet événement, il est possible d’utiliser une ruse : créez votre invitation de manière à ce que la participation semble une évidence en soi. Pour cela, demandez à ceux qui ne « peuvent » pas de renvoyer explicitement un message de non-participation.

Différentes formulations peuvent servir à faire appel à cette « obligation morale » : « fêtons avec vous tous », « renforçons la cohésion de groupe », « terminons l’année ensemble », etc.

Invitation à la fête de Noël : création du carton

C’est la première impression qui compte. Le destinataire aura beaucoup plus envie de participer à la fête de Noël si l’invitation est originale ou raffinée, que s’il s’agit d’une vulgaire lettre imprimée sur le papier officiel de l’entreprise et remise sans aucune attention dans une enveloppe ennuyeuse. Le sentiment de voir le même événement se reproduire chaque année, comme décrit au début, sera plus susceptible de se produire alors. C’est exactement ce que l’on peut éviter à l’aide de quelques moyens très simples.

  • Papier : n’utilisez en aucun cas le papier à en-tête habituel de l’entreprise avec logo et coordonnées bancaires. Préférez a minima un papier à lettres si vous ne pouvez pas faire imprimer une feuille de papier plus exclusif à l’occasion de l’événement.
  • Carte : Une carte, et notamment une double carte, a plus de valeur qu’une lettre. Ceux qui souhaitent donner à leur invitation un caractère particulièrement exclusif choisiront différentes finitions, telles qu’un papier lin ou un carton martelé. La carte doit cependant correspondre au style de l’entreprise et à l’événement organisé.
  • Enveloppe : l’enveloppe doit correspondre au matériau utilisé pour la lettre ou la carte, idéalement elle doit avoir la même couleur.
  • Originalité : avec un format inhabituel, l’invitation se démarquera de la pile de courrier. Que diriez-vous, par exemple d’une carte postale de format allongé qui servirait également de ticket d’entrée à la fête ? Si vous vous sentez l’âme créative, vous pouvez également concevoir des cartes ayant la forme d’un paquet cadeau ou d’une boule de Noël.
  • Couleur : le rouge foncé et le vert sapin sont des couleurs particulièrement prestigieuses et qui reflètent la tradition de Noël. Il est toujours de bon goût de créer une carte dans l’une de ces deux couleurs voire dans une combinaison des deux. Le blanc, qui fait penser à la neige, apporte par ailleurs beaucoup de fraîcheur et est tout indiqué pour des motifs hivernaux. Bien sûr, la couleur de l’entreprise peut également être une possibilité à privilégier si elle s’harmonise au thème de la carte.
  • Motif : branches de sapin, arbre de Noël, traîneau à rennes, anges, flocons de neige, branches de houx ou cloches : il est possible d’utiliser de nombreux motifs de Noël. Certains sont assez kitsch, d’autres intemporels. Le principal est de trouver le motif qui s’harmonise avec la couleur choisie. Pour certains motifs « rigolos », mieux vaut être prudent. Tout le monde n’a pas le même sens de l’humour et certains invités peuvent même se sentir offusqués.
  • Écriture manuscrite : lorsque le carton est envoyé à des centaines d’invités, il est bien entendu difficile de rédiger toutes les cartes à la main. Si la fête se déroule en petit cercle, une invitation manuscrite est tout à fait habituelle, mais pas obligatoire. Ce qui est important, cependant, c’est qu’elle soit signée à la main.
  • Envoi : si les invitations sont envoyées par courrier, il est préférable de ne pas les affranchir en machine, mais d’apposer un timbre spécial. L’adresse peut être manuscrite ou imprimée sur une étiquette.
  • Cadeau : un petit cadeau soulignera la valeur de chaque invitation. Il peut s’agir d’une « chaufferette » bien pratique pour l’hiver ou – surtout avec un grand nombre d’invitations et lorsqu’elles sont envoyées par courrier – de décorations de sapin de Noël plates.

Modèles de texte pour l’invitation à une fête de Noël

Nous vous proposons des modèles de messages préalables et d’invitations pour différents types de célébrations et groupes cibles. Vous pouvez combiner différents passages de texte comme vous le souhaitez ou les insérer dans vos propres compositions. Vous pouvez également utiliser un modèle complet, s’il vous convient.

Save the Date

1Save the Date 1

Chers collaborateurs,

Qui peut bien déjà penser à Noël ? Et bien nous justement ! Nous planifions déjà notre grande fête annuelle et avons réservé pour cette année un lieu d’exception. Nous ne vous dévoilerons pas tout aujourd’hui, mais retenez déjà la date : le 18 décembre 20xx. Alors, réservez bien cette date dans votre calendrier !

Cordialement (Directeur, Société)

2Save the Date 2

Chère Madame XX,

La période qui précède les fêtes de Noël est souvent très chargée et ne laisse que peu de temps à la contemplation. Dans toute cette effervescence, nous aimerions vous offrir un petit moment de repos en vous conviant à notre fête de Noël au Resort Lavinia. Et pour que vous ne soyez pas prise de cours, merci de retenir dès aujourd’hui la date : le 12 décembre 20xx. Vous recevrez l’invitation officielle dans la dernière semaine de novembre.

Cordialement (Directeur, Société)

3Save the Date 3

Cher Monsieur XX,

Nous avons encore le temps d’y penser, mais nous savons déjà quand aura lieu notre grande fête de Noël : le 8 décembre 20XX. Veuillez dès maintenant réserver la date !

Cordialement (Directeur, Société)

4Save the Date 4

Chers XX,

Nous ne sommes que fin septembre… Certes ! Mais comme nous serions très heureux de fêter Noël avec toi, nous ne souhaitions pas attendre davantage pour te révéler la date. Nous te donnons rendez-vous le 14 décembre 20xx à 18 heures pour le coup d’envoi. Merci de nous réserver ta soirée. Une invitation avec tous les détails te parviendra prochainement par courrier.

XX

 

Textes d’invitation pour collaborateurs et collègues

1Collaborateurs et collègues 1

Chers collaborateurs,

La fête serait incomplète sans vous ! Nous donnons à tous rendez-vous le 12 décembre au restaurant xxx pour un apéritif au champagne suivi d’un buffet gastronomique méditerranéen. Par la suite, tous ceux qui le souhaitent pourront s’essayer au karaoké ou au rodéo. Ceux qui préfèrent une atmosphère plus calme pourront se retirer dans l’un des confortables salons et savourer un cocktail. À 23 heures, une grosse surprise vous attendra dans le hall.

….

Cordialement (Directeur, Société)

2Collaborateurs et collègues 2

Chère Madame XX,

Après ces dernières semaines particulièrement agitées, nous méritons tous une petite pause. Parce que les résultats de notre tournée XX ont largement dépassé nos attentes, nous vous invitons cette année à une fête de Noël particulièrement raffinée.

Une navette vous attendra en face de l’entrée principale pour vous conduire à un lieu que nous gardons secret. C’est tout ce qu’il nous est possible de dévoiler ! Mais soyez assurée que vous participerez à un délicieux dîner et que vous passerez une soirée inoubliable !

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Cordialement (Directeur, Société)

3Collaborateurs et collègues 3

Chers collaborateurs,

On y est presque ! L’année touche à sa fin et, grâce à vous tous, elle a été couronnée de succès. Un grand merci !

Pourquoi ne pas fêter cela tous ensemble : le 13 décembre, 18 h, au Gray Bunny, au 32, rue Fontane. Alex Mercier et son équipe nous concocteront un menu de Noël festif. Puis notre grande fête se poursuivra au Bella-Bar.

Il n’y a pas de code vestimentaire, mais au Bella, il n’est pas rare de voir les dames en robes de soirée et les messieurs en costumes…

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Cordialement (Directeur, Société)

4Collaborateurs et collègues 4

Chers collègues,

L’activité n’est jamais aussi chargée que pendant les semaines précédant Noël… nous le savons tous. Néanmoins, nous souhaitons prendre le temps de fêter cette fin d’année pour oublier le stress du mois de décembre le temps d’une soirée.

Venez fêter Noël avec nous à la brasserie le Kelster ! Après un délicieux buffet, chacun pourra s’essayer à la course en sac du père Noël et au concours de lancer de boules de Noël. Les gagnants recevront bien sûr un prix.

Nous comptons sur votre présence à tous !

Leo et Ulli du Marketing

5Collaborateurs et collègues 5

Chers collègues,

La fête de Noël aura bien lieu ! Pendant longtemps, nous avons bien cru devoir annuler complètement notre traditionnelle fête de fin d’année. Grâce à votre engagement extraordinaire et à votre courage, notre société est une fois de plus sur la bonne voie.

Pour vous en remercier chaleureusement, nous vous convions à un dîner de Noël en présence de tous les collègues le 14 décembre à 19 heures au Cerf Doré. Le cadre sera un peu plus intimiste pour les raisons que vous connaissez, mais une grande surprise vous y attend !

Veuillez vous inscrire sur la liste disponible au secrétariat avant le 5 décembre !

Cordialement (Directeur, Société)

6Collaborateurs et collègues 6

Bonjour à la meilleure équipe du monde !

Vous avez été incroyables cette année ! C’est pourquoi nous avons préparé une méga fête de Noël pour vous et votre moitié : le 22 décembre à 20 h dans la Cabane de la plage.

Comment s’habiller ? N’importe (viens comme tu es)
Que faut-il apporter ? Quelque chose dont tu veux te débarrasser depuis longtemps (pour l’échange de cadeaux rigolos)
Combien de temps dure la fête ? Ça, c’est à voir…
Je peux décliner l’invitation ? Certainement pas.

Au plaisir de vous voir !

xx

 

 

Textes d’invitation pour les partenaires commerciaux et les clients

1Partenaires commerciaux et clients 1

Cher Monsieur XX,

Une fête de Noël où on fait du tir à l’arc, ça existe ? Chez nous, oui ! Parce que le tir à l’arc renforce l’esprit d’équipe et élimine merveilleusement le stress, nous pensons que c’est exactement ce qu’il faut pour célébrer l’avent.

Nous serions ravis de votre présence : le 12 décembre à partir de 18 heures au Centre de formation XXX. Ensuite, nous convions tous les archers assidus à un dîner royal au restaurant xxx (détails ci-dessous).

Veuillez renvoyer le coupon-réponse avant le 4 décembre au plus tard.

Cordialement (Directeur, Société)

2Partenaires commerciaux et clients 2

Chère Madame XX,

L’année qui se termine fut couronnée de succès et c’est à vous en grande partie que nous le devons. Nous aimerions fêter cela en grand avec vous et votre partenaire : le 12 décembre 20xx, à 19 h, dans le cadre d’un dîner de gala au Résidence Hôtel Turania.

Veuillez nous faire savoir avant le 5 décembre si nous pouvons compter sur votre présence à notre grande fête de Noël.

Lieu : Résidence Hôtel Turania, 10, allée du Château, XXXXXX,
Date : 12 décembre 20xx
Début : 19.00 heures (ouverture des portes : 18.00 heures)
Code vestimentaire : cravate noire

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Cordialement (Directeur, Société)

3Partenaires commerciaux et clients 3

Chère Madame XX,

Oh non, encore une fête de Noël… Oui, mais celle-là, vous ne devriez pas la rater : laissez-vous enchanter par la musique endiablée du flamenco et des délicieuses tapas aux chandelles !

Vous êtes cordialement invitée à cet événement

le 14 décembre 20xx, à 19 heures

au Tapaciosa, 26, rue xxx (plan ci-joint).

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Cordialement (Directeur, Société)

4Partenaires commerciaux et clients 4

Cher XX,

Cette fois-ci, impossible de te défiler : le 12 décembre, nous célèbrerons Noël autour d’un délicieux repas au Mirabeau suivi d’une soirée dansante dans la Grange 13. Nous ne nous contenterons pas de quelques pas de danse, mais aurons également le plaisir de découvrir un spectacle unique.

Quand ? Le 12 décembre 20xx, à partir de 18 heures (jusqu’au bout de la nuit)
Où ? Restaurant le Mirabeau, 12, rue xxx à XXx (navette à partir de 17 h 45 depuis l’agence)
Qui ? Toi et la personne de ton choix
Comment ? Vêtements casual ou de fête
Pourquoi ? Nous avons une bonne raison de faire la fête !

Nous nous réjouissons de ta présence !

5Partenaires commerciaux et clients 5

Chère Madame XX,

Vous êtes cordialement invitée à notre fête de Noël qui se déroulera le 10 décembre prochain ! Venez profiter avec nous d’un menu festif avec accompagnement musical par le groupe Opéra.

Une fois n’est pas coutume, nous ne parlerons pas de chiffres. Nous voulons plutôt fêter la fin de l’année et les vacances de Noël à venir au sein d’un petit groupe informel. Nous comptons donc tout particulièrement sur votre présence !

….

Nous attendons votre confirmation avant le 5 décembre !

Cordialement (Directeur, Société)

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